TIETOSUOJASELOSTE

Pvm:           25.5.2018

Viite:           EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR)

Rekisterinpitäjä

Nimi: Vihannin 4H-yhdistys

Osoite: Kirkkotie 16, 86400 Vihanti

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Nimi: Elina Jaakola

Osoite: Kirkkotie 16, 86400 Vihanti

Sähköposti: vihanti@4h.fi

Puhelin: 040 9644298

Rekisterin nimi

Vihannin 4H-yhdistyksen jäsenet

Rekisterissä käsiteltävien henkilötietojen käyttötarkoitus

VIhannin 4H-yhdistyksen jäsenten tiedot niiltä osin, kun ne ovat tarpeellisia toiminnan toteuttamiseksi. Henkilötietoja kerätään toiminnan toteuttamiseksi ja tilastoimiseksi sekä toiminnasta tiedottamiseen.

Rekisterin tietosisältö, rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja:

• Jäsenen nimi, syntymäaika, puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite.
• Alaikäisten henkilöiden osalta myös huoltajan nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
• Tietoja jäsenen osallistumisesta yhdistysten toimintaan.
• Toiminnan yhteydessä otettuja kuvia. Kuvaamiseen kysytään lupa leiri-, kerho- ja kurssi-ilmoittautumisen yhteydessä.

Rekisteri sisältää seuraavat rekisteröityjen ryhmät:

• Nuorisojäsenet
• Aikuisjäsenet
• Kannatusjäsenet ja kunniajäsenet

Tietojen säilytysaika ja tai säilytysajan määräytymisperusteet

Jäsenten henkilötietoja säilytetään jäsenrekisterissä jäsenyyden ajan tai kunnes henkilö pyytää poistamaan tiedot jäsenrekisteristä (perusteena rekisterinpitäjän oikeutettu etu). Toiminnan yhteydessä otettuja kuvia voidaan hyödyntää toiminnasta tiedottamiseen viiden vuoden ajan (perusteena rekisteröidyn suostumus).

Säännönmukaiset tietolähteet (mistä tiedot saadaan)

Tiedot saadaan yhdistysten jäsenrekisteristä (Ankkuri).

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille.

Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ja/tai käytetyt palveluntarjoajat kuuluvat Privacy Shields –yritysten listaan.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty lukitusten sekä muiden turvatoimien avulla. Rekisteritietoja pääsevät käsittelemään ainoastaan rekisterinpitäjän nimeämät henkilöt. Käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Tarkastusoikeus ja tietojen oikaiseminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi päivittää ja muuttaa omia tietojaan ja vaatia, että virheelliset tiedot oikaistaan.

Tarkastus-, muutos- ja korjauspyynnön voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva pyyntö edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

Oikeus kieltää tietojen käyttö ja oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käyttö ja vaatia tiedot poistettavaksi. Tämä koskee tietoja, joiden käsittely perustuu henkilön antamaan suostumukseen.

Tietojen käyttökieltoa koskevan vaatimuksen / aiemmin annetun suostumuksen peruuttamisen voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva ilmoitus edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus valittaa valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.