Vihannin 4H-yhdistysten hallituksen jäsenet ja nuorisojäsenet

TIETOSUOJASELOSTE

Pvm:           25.5.2018

Viite:           EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR)

Rekisterinpitäjä

Nimi: Vihannin 4H-yhdistys

Osoite: Kirkkotie 16, 86400 Vihanti

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Nimi: Elina Jaakola

Osoite: Kirkkotie 16, 86400 Vihanti

Sähköposti: vihanti@4h.fi

Puhelin: 040 9644298

Rekisterin nimi

Vihannin 4H-yhdistyksen hallituksen jäsenet ja nuorisojäsenet

Rekisterissä käsiteltävien henkilötietojen käyttötarkoitus

Vihannin 4H-yhdistyksen hallituksessa olevat henkilöt, joiden henkilötiedot kerätään niiltä osin, kun ne ovat tarpeellisia hallitustyöskentelyn mahdollistamiseksi. Henkilötietoja kerätään hallitustyöskentelyn ja hallitusvastuiden toteuttamiseksi ja tilastoimiseksi sekä toiminnasta tiedottamiseen.

Rekisterin tietosisältö, rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja:

• Hallituksen jäsenen nimi, syntymäaika tai henkilötunnus, puhelinnumero, osoite, sähköpostiosoite ja pankkiyhteystiedot.
• Toiminnan yhteydessä otettuja kuvia.
• Henkilötunnus ja pankkiyhteystiedot kerätään, mikäli hallituksen jäsenelle maksetaan matkakorvauksia tai kulukorvauksia.
• Mahdolliset allergiat.

Rekisteri sisältää seuraavat rekisteröityjen ryhmät:

• Hallituksen nykyiset jäsenet ja varajäsenet
• Hallituksen nykyiset nuorisojäsenet
• Entiset hallituksen jäsenet ja nuorisojäsenet (vain nimet, hallituskaudet ja kuvia)

Tietojen säilytysaika ja tai säilytysajan määräytymisperusteet

Hallituksen jäsenten/varajäsenten/nuorisojäsenten henkilötiedot säilytetään ikuisesti (perusteena rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite). Nuorisojäsenten osalta henkilötiedot säilytetään enintään viiden vuoden ajan (perusteena rekisterinpitäjän oikeutettu etu).

Säännönmukaiset tietolähteet (mistä tiedot saadaan)

Tiedot tallennetaan toiminnanjohtajan tietokoneen kovalevylle. Kokousasiakirjat säilytetään mapeissa lukituissa kaapeissa. Hallituksen jäsenten henkilötiedot viedään taloushallintojärjestelmään (Lemonsoft) mikäli hallituksen jäsenelle maksetaan korvauksia tai palkkioita.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille.

Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ja/tai käytetyt palveluntarjoajat kuuluvat Privacy Shields –yritysten listaan.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty lukitusten sekä muiden turvatoimien avulla. Rekisteritietoja pääsevät käsittelemään ainoastaan rekisterinpitäjän nimeämät henkilöt. Käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Tarkastusoikeus ja tietojen oikaiseminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi päivittää ja muuttaa omia tietojaan ja vaatia, että virheelliset tiedot oikaistaan.

Tarkastus-, muutos- ja korjauspyynnön voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva pyyntö edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

Oikeus kieltää tietojen käyttö ja oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käyttö ja vaatia tiedot poistettavaksi. Tämä koskee tietoja, joiden käsittely perustuu henkilön antamaan suostumukseen.

Tietojen käyttökieltoa koskevan vaatimuksen / aiemmin annetun suostumuksen peruuttamisen voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva ilmoitus edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus valittaa valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.