Vihannin 4H-yhdistysten työntekijät (ei toimihenkilöt) ja harjoittelijat

TIETOSUOJASELOSTE

Pvm:           25.5.2018

 

Viite:           EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR)

 

Rekisterinpitäjä

Nimi: Vihannin 4H-yhdistys

 

Osoite: Kirkkotie 16, 86400 Vihanti

 

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

 

Nimi: Elina Jaakola

 

Osoite: Kirkkotie 16, 86400 Vihanti

 

Sähköposti: vihanti@4h.fi

 

Puhelin: 040 9644298

 

Rekisterin nimi

 

Vihannin 4H-yhdistyksen työntekijät ja harjoittelijat (ei toimihenkilöt)

 

Rekisterissä käsiteltävien henkilötietojen käyttötarkoitus

Vihannin 4H-yhdistyksen työsuhteessa tai harjoittelusuhteessa olevat henkilöt, joiden henkilötiedot kerätään niiltä osin, kun ne ovat tarpeellisia työsuhteen solmimiseksi tai harjoittelun toteuttamiseksi. Henkilötietoja kerätään työsuhteen solmimiseksi ja tilastoimiseksi sekä toiminnasta tiedottamiseen.

 

Rekisterin tietosisältö, rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja:

  • Työntekijän nimi, henkilötunnus, puhelinnumero, osoite, sähköpostiosoite ja pankkiyhteystiedot.
  • Mahdolliset sairaudet tai allergiat, jos ne tulee ottaa huomioon toimintaa järjestettäessä. Rekisteri sisältää myös mahdolliset sairaustodistukset.
  • Harjoittelijoiden osalta kerätään myös opintoja koskevia tietoja.
  • Alaikäisten henkilöiden osalta rekisteri sisältää myös huoltajan nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

Rekisteri sisältää seuraavat rekisteröityjen ryhmät:

  • Dogsitterit
  • Ikis- eli ikäihmistenpalvelunuoret
  • Leirinohjaajat
  • Kerhonohjaajat
  • Kurssikouluttajat
  • Työpalvelupäivystyksessä työskentelevät henkilöt
  • Muut satunnaisia työtehtäviä tekevät henkilöt
  • Harjoittelijat

 

Tietojen säilytysaika ja tai säilytysajan määräytymisperusteet

Palkanmaksuun ja työsuhteeseen kytkeytyvien henkilötietojen osalta tiedot säilytetään 10 vuoden ajan työsuhteen päättymisestä (perusteena rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite). Muut mahdolliset tiedot hävitetään viimeistään 1 kalenterivuoden päästä työsuhteen tai harjoittelusuhteen päättymisen jälkeen (perusteena rekisterinpitäjän oikeutettu etu).

 

Säännönmukaiset tietolähteet (mistä tiedot saadaan)

Työsopimustiedot tallennetaan sähköiseen taloushallintajärjestelmään (Lemonsoft). Alkuperäiset työsopimukset sekä harjoittelijoita koskevat tiedot säilytetään mapeissa lukituissa kaapeissa. Tietoja tallennetaan toimihenkilöiden tietokoneiden kovalevylle, pilvipalveluun (Google Drive) ja toimihenkilöiden jaetulle kovalevylle.

 

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille. Poikkeuksena on sellainen toiminta, joka lähtökohtaisesti järjestetään yhteistyössä toisen tai useamman osapuolen kanssa.

 

Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ja/tai käytetyt palveluntarjoajat kuuluvat Privacy Shields –yritysten listaan.

 

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty lukitusten sekä muiden turvatoimien avulla. Rekisteritietoja pääsevät käsittelemään ainoastaan rekisterinpitäjän nimeämät henkilöt. Käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

 

Tarkastusoikeus ja tietojen oikaiseminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi päivittää ja muuttaa omia tietojaan ja vaatia, että virheelliset tiedot oikaistaan.

 

Tarkastus-, muutos- ja korjauspyynnön voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva pyyntö edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

 

Oikeus kieltää tietojen käyttö ja oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käyttö ja vaatia tiedot poistettavaksi. Tämä koskee tietoja, joiden käsittely perustuu henkilön antamaan suostumukseen.

Tietojen käyttökieltoa koskevan vaatimuksen / aiemmin annetun suostumuksen peruuttamisen voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva ilmoitus edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

 

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus valittaa valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.